隨著電子化程度的提高，我們?nèi)粘９ぷ髦行枰褂秒娔X文檔的頻率也越來越高。有些文檔，比如紅頭文件、信息簡報等，它們開始幾行的文字和格式往往都是固定的，這部分固定的內(nèi)容，可以用自動圖文集的方式，提升輸入和編

隨著電子化程度的提高，我們?nèi)粘９ぷ髦行枰褂秒娔X文檔的頻率也越來越高。有些文檔，比如紅頭文件、信息簡報等，它們開始幾行的文字和格式往往都是固定的，這部分固定的內(nèi)容，可以用自動圖文集的方式，提升輸入和編輯的效率。

一、創(chuàng)建自動圖文集

首先，在字處理程序中創(chuàng)建一篇簡報類型的文檔。這篇文檔的開頭是紅色、大字號的文件頭，接著是帶有紅色下劃線的文件字號，然后才是文檔的標(biāo)題和正文。如果經(jīng)常要制作此類簡報，或者其他類型的文件也需要有類似的紅頭和字體字號，那將這部分文字保存為自動圖文集，就很有必要了。

為了將上述內(nèi)容創(chuàng)建為自動圖文集，我們先用鼠標(biāo)左鍵選中文件頭的部分（包括前后的空行也同時選中）。然后，依次單擊工具菜單→自動圖文集菜單項。將會彈出自動圖文集對話框。在名稱框中，為將要保存的圖文集起一個名字，比如叫文件紅頭；然后，用鼠標(biāo)左鍵單擊對話框下方的自動圖文集下拉菜單按鈕，在彈出的菜單中單擊新建。

這樣，上一步驟的操作將會在對話框左側(cè)我的自動圖文集條目下，新增一個叫文件紅頭的子條目。當(dāng)需要創(chuàng)建一個新文檔，并需要用到上述文件紅頭類型的文字內(nèi)容時，我們可以參考前面的步驟，再次單擊工具菜單→自動圖文集菜單項，在彈出的自動圖文集對話框中，選中文件紅頭條目。最后，單擊對話框中的插入按鈕，這將會在新文檔的當(dāng)前光標(biāo)位置插入這個自動圖文集的內(nèi)容，省時省力，方便快捷。

二、應(yīng)用自動圖文集

除了剛才提到的文件頭外，還有很多場景也可以用到自動圖文集。比如，在公司日常工作中，我們可能需要頻繁地發(fā)送郵件，而這些郵件的格式和內(nèi)容也往往是相似的。這時候，我們可以將這些相似的內(nèi)容保存為自動圖文集，以便在需要的時候快速插入。

另外，我們也可以將一些復(fù)雜的公式或者表格保存為自動圖文集，以便在需要的時候直接插入。這不僅可以加快工作效率，還能減少由于手動輸入出錯而帶來的麻煩。

總之，自動圖文集是一個非常實用的功能，它可以大大提升我們的工作效率。希望大家在日常工作中能夠善加利用。