一到期末，班主任老師就要忙于給每個(gè)學(xué)生寫通知書，這是一個(gè)工作量比較大的工作，如果全靠手寫，不僅工作量大，而且書寫的效果也不是很好。那么有沒有一種高效地打印通知書的方法呢？下面將介紹如何利用Word的郵

一到期末，班主任老師就要忙于給每個(gè)學(xué)生寫通知書，這是一個(gè)工作量比較大的工作，如果全靠手寫，不僅工作量大，而且書寫的效果也不是很好。那么有沒有一種高效地打印通知書的方法呢？下面將介紹如何利用Word的郵件合并功能來批量打印通知書。

準(zhǔn)備工作

首先，打開Excel軟件，并將學(xué)生的成績和評(píng)語錄入到Excel表格中。在錄入時(shí)需要注意，表格只允許有一行標(biāo)題欄，不可以在標(biāo)題欄上加上班級(jí)等相關(guān)信息，以免出錯(cuò)。

設(shè)置通知書格式

接下來，打開Word軟件，并設(shè)置好通知書的基本格式。但涉及到會(huì)隨學(xué)生而變動(dòng)的信息，例如姓名、各科成績、評(píng)語等，暫時(shí)不填寫。

開始郵件合并

選擇Word程序，點(diǎn)擊菜單中的“郵件”，再選擇下拉菜單中的“開始郵件合并”工具按鈕下的“郵件合并分步向?qū)А?。此時(shí)，在程序右側(cè)會(huì)出現(xiàn)“郵件合并”向?qū)Т翱?，進(jìn)入郵件合并向?qū)У牡谝徊剑哼x擇“下一步：在啟動(dòng)文檔”。

選擇收件人

進(jìn)入郵件合并向?qū)У牡诙剑哼x擇收件人。在這一步中，點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕，在打開的對(duì)話框中選擇之前編輯的Excel文件。選擇完畢后會(huì)出現(xiàn)一個(gè)選擇表格的對(duì)話框，直接點(diǎn)擊確定即可。隨后會(huì)彈出一個(gè)文件郵件合并收件人的對(duì)話框，同樣點(diǎn)擊確定按鈕即可。

插入合并域

將鼠標(biāo)定位在通知書需要插入姓名的地方，點(diǎn)擊郵件菜單下的“插入合并域”下拉菜單中的姓名選項(xiàng)。插入成功后，就會(huì)顯示《姓名》字樣。同樣的操作也適用于插入成績和評(píng)語的地址域。

預(yù)覽和調(diào)整

完成上述插入操作后，可以點(diǎn)擊“預(yù)覽”按鈕查看第一位學(xué)生的通知書效果。也可以通過單擊“下一條”按鈕來查看下一位學(xué)生的效果。如果發(fā)現(xiàn)有需要調(diào)整的地方，可以返回前面的步驟進(jìn)行修改。

打印通知書

最后，點(diǎn)擊郵件菜單工具欄中的“完成并合并”按鈕，在彈出菜單中選擇“打印文檔”。這樣就可以將每位同學(xué)的通知書批量打印出來。

通過上述步驟，利用Word的郵件合并功能可以輕松實(shí)現(xiàn)批量打印通知書，節(jié)省了時(shí)間和勞力，并且每份通知書都可以保持統(tǒng)一的格式和準(zhǔn)確的內(nèi)容。這對(duì)于忙碌的班主任老師來說，無疑是一種極大的便利。