在使用WORD辦公軟件的過程中，我們經(jīng)常需要制作表格，如人員工資表、學(xué)生成績表等。這些表格具有相同的框架，唯一的區(qū)別是人員信息。而且，我們不僅需要將表格制作完成，還需要將其發(fā)送到不同的郵箱地址。如果我

在使用WORD辦公軟件的過程中，我們經(jīng)常需要制作表格，如人員工資表、學(xué)生成績表等。這些表格具有相同的框架，唯一的區(qū)別是人員信息。而且，我們不僅需要將表格制作完成，還需要將其發(fā)送到不同的郵箱地址。如果我們?yōu)槊總€(gè)人員制作一張表格，并分別發(fā)送給他們，這樣做非常麻煩，也不便于日后更新數(shù)據(jù)。然而，不必?fù)?dān)心，因?yàn)閃ORD軟件本身提供了一個(gè)非常方便的功能來完成這個(gè)任務(wù)，那就是郵件合并功能。下面將向大家演示如何使用該功能。

步驟一：準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源

以學(xué)生成績表為例，首先我們需要新建一個(gè)Excel表格，用于存儲學(xué)生的信息。可以將其看作是一個(gè)小型的數(shù)據(jù)庫。打開Excel表格，創(chuàng)建學(xué)生信息的列標(biāo)題（這是必要的，以便后續(xù)在Word文檔中調(diào)用）。然后輸入學(xué)生信息并保存文檔。

步驟二：選擇數(shù)據(jù)源

打開Word文檔，在菜單欄中找到“郵件”選項(xiàng)，點(diǎn)擊“選擇收件人”，然后選擇“使用現(xiàn)有列表”。在彈出的“選取數(shù)據(jù)源”對話框中，找到剛才新建的學(xué)生信息表格，點(diǎn)擊“打開”。接著選擇剛才輸入信息的工作表，并點(diǎn)擊“確定”按鈕。

步驟三：插入合并域

此時(shí)，通過點(diǎn)擊“插入合并域”按鈕，你可以選擇在表格中的某個(gè)位置插入某個(gè)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)（注意看是否顯示剛才你所起的列標(biāo)題，它對應(yīng)著某一列的數(shù)據(jù)）。例如，我們可以將“班級”、“姓名”、“性別”、“成績”這些域分別插入到表格中。動(dòng)態(tài)域以“ 《》 ”來表示，其中 表示合并域名稱（即你剛才起的列標(biāo)題名稱）。

步驟四：完成并合并

點(diǎn)擊“完成并合并”按鈕，選擇“合并到郵件”。前提是你的系統(tǒng)已安裝郵箱軟件并能正常收發(fā)。在彈出的對話框中，“收件人”選擇剛才對應(yīng)郵箱地址的列標(biāo)題，填寫“主題行”。至于“發(fā)送記錄”，有三個(gè)選項(xiàng)可供選擇。如果你想發(fā)送所有記錄，直接點(diǎn)擊“確定”按鈕，所有學(xué)生記錄將按順序自動(dòng)填寫到表格中，并發(fā)送到各自對應(yīng)的郵箱地址。

通過這種方式，以后如果需要更改學(xué)生信息，只需在Excel文檔中進(jìn)行修改即可。是不是很方便呢？