在Excel中，有一項(xiàng)功能名為“數(shù)據(jù)有效性”，它在輸入數(shù)據(jù)的過程中起著很大的作用。通過使用數(shù)據(jù)有效性，可以防止輸入錯誤的數(shù)據(jù)，確保原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。下面我們來看一個示例。 跨表使用數(shù)據(jù)有效性 首先

在Excel中，有一項(xiàng)功能名為“數(shù)據(jù)有效性”，它在輸入數(shù)據(jù)的過程中起著很大的作用。通過使用數(shù)據(jù)有效性，可以防止輸入錯誤的數(shù)據(jù)，確保原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。下面我們來看一個示例。

跨表使用數(shù)據(jù)有效性

首先，需要制作一份無誤的客戶名稱表，為后續(xù)輸入數(shù)據(jù)提供準(zhǔn)確無誤的原始數(shù)據(jù)。選中客戶名稱列，然后單擊菜單欄的“插入→名稱→定義”（或者按下Ctrl F3快捷鍵），打開“定義名稱”對話框。在對話框中，為當(dāng)前選中區(qū)域定義一個名稱，比如“客戶名稱”。在“應(yīng)用位置”框中輸入或選擇相應(yīng)的單元格區(qū)域，并點(diǎn)擊確定按鈕，即可完成名稱的定義。

在實(shí)際工作中，例如需要錄入某個月份的銷售明細(xì)表，我們可以利用數(shù)據(jù)有效性來保證原始數(shù)據(jù)的正確性。選中表中的客戶列，然后單擊菜單欄的“數(shù)據(jù)→有效性”，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在對話框的“設(shè)置”選項(xiàng)卡下，將“允許”設(shè)置為序列，并在“來源”中輸入步驟一定義的名稱：“客戶名稱”。這樣就為客戶列設(shè)置了數(shù)據(jù)有效性，在后續(xù)輸入客戶信息時，可以通過下拉列表選中，也可以手動輸入。如果手動輸入有誤，會有錯誤提示，從而保證原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

需要注意的是，由于數(shù)據(jù)有效性不允許跨表使用，因此我們需要通過定義名稱的方法來實(shí)現(xiàn)跨表使用。

擴(kuò)展：動態(tài)定義名稱

如果以后在原始表格中增加了客戶，只需再次打開“定義名稱”對話框，選中已定義的名稱，然后在“應(yīng)用位置”框中添加新增加的單元格區(qū)域，即可實(shí)現(xiàn)跨表使用。

還有一個必殺技是在步驟一定義名稱時，將其定義為動態(tài)的。這樣，只要在原始表中新增客戶，Excel會自動擴(kuò)展數(shù)據(jù)有效性的下拉列表，無需手動修改。具體操作是，在“引用位置”中輸入公式：OFFSET(原始!$A$2,0,0,COUNTA(原始!$A:$A)-1)，然后點(diǎn)擊確定即可。該公式利用OFFSET函數(shù)實(shí)現(xiàn)動態(tài)的數(shù)據(jù)有效性下拉列表。公式中的參數(shù)決定了要返回的單元格區(qū)域。在本例中，參數(shù)4表示統(tǒng)計文本的個數(shù)，也就是統(tǒng)計出A列中文本的個數(shù)，并減去1。由于A列中的文本個數(shù)可變，導(dǎo)致了OFFSET函數(shù)返回的單元格區(qū)域是一個動態(tài)區(qū)域。

糾錯和審核

在輸入數(shù)據(jù)后，如果銷售明細(xì)表已經(jīng)完成（即客戶名稱已經(jīng)輸入），我們可以配合數(shù)據(jù)有效性和公式審核來發(fā)現(xiàn)錯誤。首先，選中客戶列中非空的單元格，然后點(diǎn)擊菜單欄的“數(shù)據(jù)→有效性”，打開數(shù)據(jù)有效性對話框。在對話框中，將“允許”設(shè)置為序列，“來源”設(shè)置為客戶名稱，這樣就建立了數(shù)據(jù)有效性。接著，點(diǎn)擊“工具→公式審核→打開公式審核對話框”，選擇“圈示無效數(shù)據(jù)”，就可以找出以前輸入的無效錯誤數(shù)據(jù)了。