在處理包含大量數(shù)據(jù)列的Excel工作表時，用戶通常希望只顯示他們感興趣的數(shù)據(jù)列，并隱藏不需要的數(shù)據(jù)列。不同用戶對所需數(shù)據(jù)列的要求也各不相同。 舉個例子，對于一張包含多個科目的學(xué)生成績表，語文老師可能

在處理包含大量數(shù)據(jù)列的Excel工作表時，用戶通常希望只顯示他們感興趣的數(shù)據(jù)列，并隱藏不需要的數(shù)據(jù)列。不同用戶對所需數(shù)據(jù)列的要求也各不相同。

舉個例子，對于一張包含多個科目的學(xué)生成績表，語文老師可能只想看語文成績，數(shù)學(xué)老師可能只關(guān)注數(shù)學(xué)成績。然而，由于所有科目的成績都混合在一起，這給老師查看單科成績帶來了困擾。如果能根據(jù)不同用戶的需求，快速隱藏不需要的數(shù)據(jù)列，只留下所需的數(shù)據(jù)列，那么用戶就可以輕松地將注意力集中在所需的數(shù)據(jù)上。對許多用戶來說，這似乎非常簡單：只需隱藏不需要的數(shù)據(jù)列即可。但問題是，如何隱藏？如果每個用戶每次查看數(shù)據(jù)都需要手動隱藏和取消隱藏?cái)?shù)據(jù)列，那將非常繁瑣。然而，通過利用Excel的視圖和宏功能，我們可以輕松解決這個問題。

第一步：創(chuàng)建用戶視圖

首先，在Excel中打開學(xué)生成績工作表（如圖1）。我們以設(shè)置語文視圖為例，該視圖只顯示語文成績。選中除學(xué)號、姓名和語文數(shù)據(jù)列之外的所有數(shù)據(jù)列，右鍵單擊選中的數(shù)據(jù)列標(biāo)題，在彈出菜單中選擇“隱藏”命令。這樣，工作表中就只剩下語文成績了。接著，依次點(diǎn)擊“視圖-視圖管理器”命令，進(jìn)入“視圖管理器”對話框。點(diǎn)擊“添加”按鈕，在“名稱”框中輸入“語文視圖”，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕，語文視圖就創(chuàng)建好了。重復(fù)上述步驟，創(chuàng)建其他所需視圖。

第二步：錄制視圖切換宏

視圖創(chuàng)建完成后，雖然可以通過視圖管理器進(jìn)行切換，但每次操作都很繁瑣。因此，我們可以將切換視圖的操作錄制成宏，以減少切換步驟。我們以錄制查看語文視圖的宏為例。依次點(diǎn)擊“工具-宏-錄制新宏”，在“宏名”中輸入“查看語文”，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕開始錄制宏（如圖3）。接著，點(diǎn)擊“視圖→視圖管理器”，進(jìn)入視圖管理器。在視圖列表中選擇“語文視圖”，然后點(diǎn)擊“顯示”按鈕。最后，點(diǎn)擊“停止錄制”按鈕，完成宏的錄制。這樣，查看語文視圖的宏就成功錄制完成。重復(fù)以上步驟，依次錄制其他所需的宏。

第三步：創(chuàng)建視圖切換按鈕

錄制好宏后，我們還需要為這些宏創(chuàng)建一個工具欄及相應(yīng)的命令按鈕。否則，每次運(yùn)行宏都需要使用宏對話框，不夠方便。右鍵點(diǎn)擊工具欄任意位置，在彈出菜單中選擇“自定義”命令。在打開的“自定義”對話框中，切換到“工具欄”標(biāo)簽頁，點(diǎn)擊“新建”按鈕。在“工具欄名稱”框中輸入“切換視圖”，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕。

此時，“自定義”對話框旁邊會出現(xiàn)一個名為“切換視圖”的工具欄。接著，在“自定義”對話框中，切換到“命令”標(biāo)簽頁，選擇“宏”類別，然后將右側(cè)“命令”列表中的自定義按鈕拖放到“切換視圖”工具欄中。右鍵點(diǎn)擊剛剛拖放過來的自定義命令按鈕，輸入“查看語文”進(jìn)行重命名，并選擇“總是只用文字”（如圖4）。再次右鍵點(diǎn)擊自定義命令按鈕，選擇“指定宏”命令，在彈出對話框中選擇“查看語文”宏，然后點(diǎn)擊“確定”返回自定義對話框。重復(fù)以上步驟，為其他宏創(chuàng)建相應(yīng)的命令按鈕。最終完成的“切換視圖”工具欄如圖5所示。

至此，整個操作就完成了。以后，要查看某個科目的成績，只需點(diǎn)擊“切換視圖”工具欄上相應(yīng)的命令按鈕，即可快速切換到只顯示該科目成績的視圖。利用這項(xiàng)技巧，我們還可以幫助財(cái)務(wù)、工程技術(shù)等人員在海量數(shù)據(jù)中快速找到所需的數(shù)據(jù)。