在公司或企業(yè)中，邀請函是常用的文檔。為了提高效率，在制作邀請函時需要考慮數(shù)據(jù)的導(dǎo)入問題。因為邀請的內(nèi)容和背景是一致的，不同的只是受邀人的信息而已。那么要怎么批量制作邀請函呢？整理Excel表格和邀請函

在公司或企業(yè)中，邀請函是常用的文檔。為了提高效率，在制作邀請函時需要考慮數(shù)據(jù)的導(dǎo)入問題。因為邀請的內(nèi)容和背景是一致的，不同的只是受邀人的信息而已。那么要怎么批量制作邀請函呢？

整理Excel表格和邀請函模板

首先，您需要整理一份Excel受邀人的表格以及邀請函模板。在Excel表格中，記錄每位受邀人的姓名、職位、公司等信息。邀請函模板則包含邀請函的正文內(nèi)容和設(shè)計。

選擇收件人數(shù)據(jù)源

打開邀請函的模板，在工具欄中點擊郵件選項卡中的“選擇收件人”下拉按鈕，然后選擇下拉列表中的“現(xiàn)有列表”選項。接下來，打開“選取的數(shù)據(jù)源”對話框，選擇整理好的信息表，并單擊“打開”按鈕。在彈出的對話框中，選擇相應(yīng)的表格并點擊確定按鈕。

插入受邀人姓名

將鼠標光標定位在邀請函模板中需要插入受邀人姓名的位置。在“郵件”選項卡下的“插入合并域”下拉列表中選擇“受邀人的姓名”。這樣，受邀人的姓名將被自動插入到每個邀請函中。

預(yù)覽和檢查信息

完成受邀人姓名的插入后，點擊“郵件”選項卡下的“預(yù)覽效果”組中的“預(yù)覽效果”按鈕。這樣可以查看每個邀請函中受邀人姓名是否正確插入。如果需要繼續(xù)瀏覽生成的其他邀請函結(jié)果，可以點擊“郵件”選項卡中的“預(yù)覽結(jié)果”組中的“下一記錄”按鈕。

打印批量制作的邀請函

點擊“郵件”選項卡下的“完成與合并”下拉按鈕，選擇下拉列表中的“打印文檔”。在彈出的“合并到打印機”的對話框中，選擇全部，并點擊確定。這樣，所有邀請函將被批量打印出來。

通過電子郵件發(fā)送邀請函

若需要通過電子郵件發(fā)送邀請函，則點擊“郵件”選項卡下的“完成與合并”下拉按鈕，選擇下拉列表中的“發(fā)送電子郵件（S）”。在彈出的“合并到電子郵箱”的對話框中，在郵件選項里，選擇收件人為按鈕下拉列表選擇郵箱，并設(shè)置主題為邀請函。最后，點擊確定即可批量發(fā)送邀請函。

通過以上步驟，您可以輕松地批量制作邀請函，提高工作效率并節(jié)省時間。無論是打印還是通過電子郵件發(fā)送，都能快速完成邀請函的制作。