制作邀請(qǐng)函通常涉及到大量的批量制作，逐個(gè)輸入被邀請(qǐng)人的姓名和職務(wù)是非常繁瑣的。為了簡(jiǎn)化這一過(guò)程，我們可以使用Word的郵件合并功能來(lái)實(shí)現(xiàn)快速制作邀請(qǐng)函。 步驟一：準(zhǔn)備數(shù)據(jù) 首先，在Excel表格中

制作邀請(qǐng)函通常涉及到大量的批量制作，逐個(gè)輸入被邀請(qǐng)人的姓名和職務(wù)是非常繁瑣的。為了簡(jiǎn)化這一過(guò)程，我們可以使用Word的郵件合并功能來(lái)實(shí)現(xiàn)快速制作邀請(qǐng)函。

步驟一：準(zhǔn)備數(shù)據(jù)

首先，在Excel表格中分兩列錄入被邀請(qǐng)人的姓名和職務(wù)，并保存為“名單”文件。

步驟二：建立模板

打開(kāi)Word文檔，建立邀請(qǐng)函的內(nèi)容模板，在稱謂欄預(yù)留出被邀請(qǐng)人姓名和職務(wù)放置的位置。

步驟三：開(kāi)始郵件合并

點(diǎn)擊“郵件”選項(xiàng)卡下“開(kāi)始郵件合并”組中“開(kāi)始郵件合并”菜單下的“郵件合并分布向?qū)А薄?/p>

步驟四：選擇信函類(lèi)型

在郵件合并向?qū)е校x擇默認(rèn)的“信函”，點(diǎn)擊“下一步：開(kāi)始文檔”。

步驟五：選擇數(shù)據(jù)源

選擇“使用當(dāng)前文檔”作為信函模板，并點(diǎn)擊“下一步：選擇收件人”。

步驟六：使用外部數(shù)據(jù)源

在第三步中，選擇“使用現(xiàn)有列表”，然后點(diǎn)擊“瀏覽”。

步驟七：導(dǎo)入數(shù)據(jù)

在打開(kāi)的“選取數(shù)據(jù)源”窗口中，選擇之前保存的Excel文件，點(diǎn)擊確定。

步驟八：確認(rèn)收件人

在彈出的確認(rèn)窗口中，勾選需要的被邀請(qǐng)人，并點(diǎn)擊“下一步：撰寫(xiě)信函”。

步驟九：插入合并域

將光標(biāo)置于需要輸入被邀請(qǐng)人姓名的地方，點(diǎn)擊“其他項(xiàng)目”，在插入合并域窗口中選擇“數(shù)據(jù)庫(kù)域”，然后選擇“姓名”，并點(diǎn)擊“插入”。

步驟十：預(yù)覽信函

此時(shí)可以在文檔正文中看到效果，點(diǎn)擊箭頭核實(shí)其他的姓名和職務(wù)是否正確，無(wú)誤后點(diǎn)擊“下一步：完成合并”。

步驟十一：編輯單個(gè)信函

點(diǎn)擊“編輯單個(gè)信函”，在彈出的“合并到新文檔”窗口中選擇全部，并點(diǎn)擊確定。

步驟十二：保存并打印

此時(shí)會(huì)自動(dòng)建立一個(gè)名為“信函”的新Word文檔，其中包含一份份邀請(qǐng)函。保存該文檔并執(zhí)行打印即可完成制作。