在日常工作中，我們常常面對(duì)大量的電子郵件，很容易錯(cuò)過(guò)重要的信息。而Outlook作為一款功能強(qiáng)大的郵件客戶端，提供了自動(dòng)歸類郵件的功能，可以幫助我們更好地管理和組織收件箱。其中，按發(fā)件人進(jìn)行自動(dòng)歸類是

在日常工作中，我們常常面對(duì)大量的電子郵件，很容易錯(cuò)過(guò)重要的信息。而Outlook作為一款功能強(qiáng)大的郵件客戶端，提供了自動(dòng)歸類郵件的功能，可以幫助我們更好地管理和組織收件箱。其中，按發(fā)件人進(jìn)行自動(dòng)歸類是一種非常常見(jiàn)且實(shí)用的方式。

1. 打開(kāi)Outlook的自動(dòng)歸類設(shè)置

首先，打開(kāi)Outlook并進(jìn)入“文件”選項(xiàng)卡。在下拉菜單中選擇“選項(xiàng)”。

在彈出的選項(xiàng)窗口中，選擇“郵件”選項(xiàng)，并點(diǎn)擊“自動(dòng)歸類”按鈕。

2. 創(chuàng)建發(fā)件人分類規(guī)則

在自動(dòng)歸類設(shè)置窗口中，選擇“使用規(guī)則確定郵件的文件夾”選項(xiàng)，并點(diǎn)擊“新建規(guī)則”按鈕。

在新建規(guī)則窗口中，選擇“發(fā)件人的地址包含特定文字”作為規(guī)則條件，并在相應(yīng)的輸入框中填寫(xiě)發(fā)件人的地址信息。

接下來(lái)，選擇“將其移動(dòng)到指定文件夾”作為規(guī)則操作，并選擇一個(gè)已存在的文件夾或創(chuàng)建一個(gè)新的文件夾來(lái)存儲(chǔ)被歸類的郵件。

點(diǎn)擊“確定”保存設(shè)置后，即可開(kāi)始按照發(fā)件人自動(dòng)歸類郵件。

3. 管理和調(diào)整規(guī)則

在完成發(fā)件人分類規(guī)則的創(chuàng)建后，我們可以隨時(shí)對(duì)規(guī)則進(jìn)行管理和調(diào)整。在自動(dòng)歸類設(shè)置窗口中，可以查看、編輯或刪除已創(chuàng)建的規(guī)則。

如果需要修改已有的規(guī)則，只需選中相應(yīng)的規(guī)則，并點(diǎn)擊“修改”按鈕進(jìn)行編輯。我們可以更改發(fā)件人地址、操作（移動(dòng)到文件夾或復(fù)制到文件夾）以及存儲(chǔ)郵件的文件夾。

同時(shí)，我們還可以通過(guò)上下移動(dòng)規(guī)則的順序來(lái)確定規(guī)則的優(yōu)先級(jí)。Outlook將按照規(guī)則的順序依次匹配郵件，并將其移動(dòng)到第一個(gè)匹配的文件夾中。

4. 效果和注意事項(xiàng)

通過(guò)按發(fā)件人自動(dòng)歸類郵件，我們能夠更加清晰地了解來(lái)自不同發(fā)件人的郵件。即使收件箱中有大量的郵件，我們也能夠迅速找到特定發(fā)件人的郵件，從而減少處理郵件的時(shí)間和精力。

然而，值得注意的是，如果某個(gè)郵件同時(shí)符合多個(gè)規(guī)則，Outlook將按照規(guī)則列表的順序僅匹配并執(zhí)行第一個(gè)規(guī)則。因此，在創(chuàng)建規(guī)則時(shí)要確保規(guī)則的順序和操作都符合預(yù)期。

此外，我們還可以根據(jù)具體需求創(chuàng)建其他類型的規(guī)則，如按郵件主題、關(guān)鍵詞或特定時(shí)間段進(jìn)行自動(dòng)歸類。Outlook提供了靈活的自定義選項(xiàng)，可以根據(jù)個(gè)人喜好和工作習(xí)慣進(jìn)行設(shè)置。

總結(jié)

Outlook的自動(dòng)歸類功能為我們處理大量的電子郵件提供了很大的便利。特別是按發(fā)件人進(jìn)行自動(dòng)歸類，能夠讓我們更加高效地管理和組織收件箱。希望本文所介紹的方法和注意事項(xiàng)能夠幫助到大家，提升工作效率。