檔案管理規(guī)定與流程？目的：成立公司檔案立卷、歸檔、整理好、借用、全部銷毀等程序，必須保證公司檔案發(fā)下、品種齊全、有效利用。1、檔案定義及審批權限：1.1檔案：檔案是指公司從事外貿(mào)經(jīng)營、管理工作中無法形

檔案管理規(guī)定與流程？

目的：成立公司檔案立卷、歸檔、整理好、借用、全部銷毀等程序，必須保證公司檔案發(fā)下、品種齊全、有效利用。

1、檔案定義及審批權限：

1.1檔案：檔案是指公司從事外貿(mào)經(jīng)營、管理工作中無法形成的，對企業(yè)和社會有利用與保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等有所不同形式與載體的歷史記錄。

1.2借閱：本流程所指圖書館借閱為廣義借閱，以及查詢、借閱書籍、彩打等借用。

1.3檔案管理部門：指行政人力部，項目公司辦公室

1.4檔案分級定義：

1.4.1一級檔案：等級為一級，對公司經(jīng)營或風險價值影響重大的損失的檔案資料

1.4.2二級檔案：能保密等級為二級，對公司經(jīng)營或風險價值影響不大較大的檔案資料

1.4.3三級檔案：保密等級為三級，對公司經(jīng)營或風險價值會影響一般的檔案資料

1.5檔案不使用審批權限：

1.5.1總經(jīng)理：審批一級檔案在用去申請。

1.5.2行政人力部：分管領導審批二級檔案使用申請及檔案的跨部門協(xié)同在用。

項目公司經(jīng)理：審批項目公司保管的一級和二級檔案使用申請及檔案的跨部門協(xié)同使用。

1.5.3申請人部門經(jīng)理：審批三級檔案使用可以申請。

1.6行政人力部：你們負責編制《公司檔案分類分級管理目錄》及檔案管理沒有要求專門負責檔案資料的分類、歸檔、鑒定后與保管、借閱圖書、保密、做統(tǒng)計、完全銷毀等管理，真包含公司收發(fā)的三千多種文件、公司重要的是會議紀要等；監(jiān)督、檢查類別繁多檔案的管理情況，對各單位的檔案管理需要提供指導。

2.1檔案分類分級

2.1.1行政人力部提出檔案分類分級及歸檔管理要求，應明確檔案的分類、交給我、期限、統(tǒng)一移交責任部門和密級等，編制《公司檔案分類分級管理目錄》，經(jīng)行政人力部分管領導審批后，發(fā)各部門和項目公司想執(zhí)行。

2.1.2檔案種類除開，但不遠遠超出：

2.1.2.1制度性文件：各項規(guī)章制度、管理辦法等；

2.1.2.2會議性文件：股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其他會議無法形成的材料、會議記錄、會議紀要等；

2.1.2.3計劃性文件：企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目計劃、營銷計劃、財務計劃等；

2.1.2.4證件性文書資料：法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品完成各形榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等；

2.1.2.5做了匯報性文書資料：企業(yè)呈報各級主管部門的文件資料和相關統(tǒng)計表，這些公司領導查找發(fā)言及匯報材料等；

2.1.2.6聲像資料：前往自學、考察或外部門提供的，以聲像形式資料記錄過去的各種資料，如照片資料、錄音資料、影像資料等；

2.1.2.7題贈性資料：上級領導、友好單位或個人提供給的題詞、書畫、工藝制品等。

2.1.2.8技術性資料：類別繁多工程圖紙、竣工資料、驗收資料等。

2.1.3公司檔案管理人員負責對各自保管的檔案資料接受編號。

2.1.4保管期限：依據(jù)國家檔案局首頁的《關于機關檔案保管期限的規(guī)定》，分為絕版、長期、較長期三種。永久為50年以上，長期為15-50年，短期為15年以下。

2.1.4.1無限制：絕大多數(shù)思想活動公司主要職能活動和基本是歷史面貌，對本公司有很長遠利用價值的檔案，列為紫鉆保管。

2.1.4.2長期：絕大部分反映本公司象工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司工作有查考憑借價值的文件材料，列為會導致保管。

2.1.4.3短期：但凡在較短時間內(nèi)對本公司有參考用來價值的文件材料，列為短期保管。

2.2檔案歸檔

2.2.1各部門及各項目公司依據(jù)《檔案分類分級管理目錄》，你們負責對本部門日常工作中無法形成的檔案資料通過收集和管理，并編制部門《部門檔案（文件/合同）管理記錄目錄》。

2.2.2相對于必須辦理移交檔案管理部門的資料，各相關部門應按要求進行整理好后，并編制《檔案移交目錄》，按《檔案分類分級管理目錄》的規(guī)定一定要及時向行政人力部/項目辦公室檔案室辦理移交。行政人力部/項目辦公室對檔案通過審核后簽字后，并按規(guī)定對檔案分類、編號、歸檔。各部門及項目公司辦公室須每月底將檔案目錄軟件備份至行政人力部。

2.2.3項目公司解散隊伍前，項目辦公室須將項目所有檔案移交至公司行政人力部。

2.2.4檔案移交要求：

2.2.4.1辦理移交檔案要需要填寫統(tǒng)一移交清單，暫時扣押清單一式二份，雙方簽字后后各執(zhí)一份；

2.2.4.2歸檔的文件資料必須發(fā)下、神秘、清楚，交待和批文、印本和底稿、正文和附件可以立放到在一起；

2.2.4.3立卷時應簡潔的語言而簡潔地寫好案卷標題，全額事業(yè)好案卷封面，并打印裝訂整齊；

2.2.4.4填寫案卷論罪用碳素黑水鋼筆或毛筆，私自用圓珠筆或鉛筆，字跡應不清楚、準；

2.2.4.5各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、上天的饋贈品等）整理歸檔前提是有原件，并達到其完好；

2.2.4.6聲像檔案的錄制要詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料需要是原版、原件、模糊、求完整。

2.2.5檔案管理部門去對付各單位部門檔案管理情況進行日常檢查、監(jiān)督。

2.3檔案資料的日常管理

2.3.1公司檔案管理人員須明確的國家檔案管理規(guī)定對檔案資料通過立卷、標識和保管。

2.3.2部門檔案資料要登記詳細信息，并編制《部門檔案（文件/合同）管理記錄目錄》，盡快數(shù)據(jù)庫檢索用來。

2.3.3文件資料、合同要現(xiàn)代自然科學排列，按編號順序貯放于文件盒內(nèi)，并細加標示，兩排排放在檔案柜中。

2.3.4行政人力部或項目辦公室你們負責除財務類門類豐富檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定后與交回來、借閱、一定要保密、統(tǒng)計、完全銷毀等管理內(nèi)容。

2.3.5財務類的檔案由財務部門你們負責整理歸檔與交給你。

2.3.6其他部門負責咨詢檔案資料的充當存底并趕快統(tǒng)一移交行政人力部或項目公司辦公室。

2.4檔案的使用與保密

2.4.1借閱書籍檔案原件限一在檔案室，不能不能帶出，檔案圖書借閱證原則上只借復印件，檔案使用申請部門須填寫《檔案借閱審批單》，按權限成功審批程序后，檔案管理部門檔案管理人員填寫《檔案借閱登記表》。

2.4.2借閱的檔案送還時，要私下點交清楚，如發(fā)現(xiàn)自己遺失或損壞，應立馬正式報告直接上級。

2.4.3借閱檔案只用一次后，應及時處理送還，如將近借閱圖書時間，須原先可以辦理手續(xù)。

2.4.4借檔人要愛護檔案，再不擅進亂涂亂寫、嚴重污損、描畫、剪裁設計、抽取、拆卸、補差價、摘抄本、翻印、彩打、攝影，再不轉借他人或物理損壞。

2.4.5外單位借閱書籍檔案，應持單位介紹信，并按檔案密級經(jīng)去相關領導批準后后方能借書，但肯定不能將檔案帶離檔案室。

2.4.6外單位摘錄檔案的（1-2級檔案不愿意復印身份證或摘抄本），應經(jīng)查找領導審批同意，對摘抄的材料要進行審查、簽章。

2.4.7外單位摘抄檔案的（1-2級檔案不容許不能復印或摘抄），應經(jīng)去相關領導審批同意，對摘抄的材料要參與審查、簽章。

2.4.8檔案管理員和借閱圖書人員，要你們負責做到檔案的保密工作。

2.4.9對已到保密期限的檔案，經(jīng)行政人力部經(jīng)理或項目辦公室主任不同意后解密，并對解密檔案作就像檔案管理。

2.4.10員工離職時，對已自然形成的檔案資料或所借閱書籍的檔案應申請辦理移交手續(xù)，經(jīng)行政人力部經(jīng)理或項目辦公室初審有誤簽字蓋章后，才能離職后。

2.5檔案消毀

2.5.1項目公司辦公室對保存的記錄和檔案在項目公司解散隊伍后接受系統(tǒng)清理，移送公司行政人力部存檔。

2.5.2行政人力部對已喪失憑借價值的檔案，去申請銷毀，銷毀時，行政人力部要寫申請銷毀報告，正式編制《檔案文件銷毀審批清單》，經(jīng)部門負責人審核，行政人力部分管領導審批可以確定，一級檔案須報總經(jīng)理審核批準。經(jīng)批準銷毀的文件應所存半年，確無存放價值后再消毀。

2.5.3不能執(zhí)行全部銷毀任務時，必須由行政人力部、法務主管和相關部門代表排成的監(jiān)銷人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得擅入最多才三人，并在強制銷毀目錄上簽過字。后來，把銷毀目錄和批準手續(xù)文件一并存檔備查。

目錄級別什么意思？

目錄，是指書籍正文前所載的目次，是揭示和報道圖書的工具。目錄是記錄圖書的書名、著者、出版與能收藏等情況，按照肯定會的次序編排而成，為上級主管部門館藏、指導寫作、檢索到圖書的工具。

目錄可統(tǒng)稱多個級別一級目錄那是大標題，二級目錄那就是大標題下的小標題，三級目錄就是二級目錄的小標題。以此類推這個可以可分n級目錄。